In deze privacyverklaring lees je hoe My ICT Solutions omgaat met persoonsgegevens die wij zelf verwerken, bijvoorbeeld als je onze website bezoekt, contact met ons opneemt, klant bij ons bent of solliciteert.
Verwerken wij persoonsgegevens in opdracht van onze klanten, bijvoorbeeld in een website of platform dat wij voor hen hosten, dan is de klant verantwoordelijk en geldt onze verwerkersovereenkomst. Voor die gegevens kun je terecht bij de betreffende organisatie.
1. Wie is verantwoordelijk
My ICT Solutions B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen in deze verklaring.
Contactgegevens:
- My ICT Solutions B.V., Flight Forum 760-780, 5657 DT Eindhoven
- E-mail: privacy@myictsolutions.nl
- Telefoon: +31 (0)40 304 1002
- KvK: 76023419 — btw: NL860481839B01
Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat dat voor ons niet verplicht is. Vragen over privacy behandelt de directie zelf.
2. Welke gegevens, waarom en hoe lang
Hieronder staat per doel welke gegevens wij verwerken, op welke grondslag uit artikel 6 AVG en hoe lang wij ze bewaren:
Doel Gegevens Grondslag Bewaartermijn Contact, offerte- en intake-aanvragen Naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, je bericht en wat je in een formulier invult Maatregelen op jouw verzoek vóór een overeenkomst; gerechtvaardigd belang om je vraag te beantwoorden Twee jaar na het laatste contact als er geen opdracht uit voortkomt Uitvoeren van overeenkomsten en klantcontact Naam, functie, contactgegevens, bedrijfsgegevens en communicatie Uitvoering van de overeenkomst Zolang je klant bent en twee jaar daarna Facturatie, betalingen en administratie Naam, adres, bedrijfsgegevens, btw-nummer, IBAN, machtigingen en betaalgegevens Uitvoering van de overeenkomst; wettelijke verplichting Zeven jaar (fiscale bewaarplicht) Sollicitaties Naam, contactgegevens, cv, motivatie en wat je verder meestuurt Maatregelen vóór een overeenkomst; gerechtvaardigd belang Vier weken na afloop van de procedure; met jouw toestemming maximaal één jaar Chatassistent op onze website Je berichten aan de chatassistent en, als je die achterlaat, je contactgegevens Gerechtvaardigd belang om je vraag te beantwoorden; maatregelen vóór een overeenkomst Gesprekken met contactgegevens: twee jaar na het laatste contact. Overige gesprekken bewaren wij niet langer dan nodig voor de beantwoording Websitestatistieken en advertentiemeting Gebruiksgegevens, apparaat- en browsergegevens, cookie-ID's en klik-ID's van advertenties Toestemming via de cookiebanner Zie de cookieverklaring Beveiliging en goede werking van de website IP-adres, technische gegevens en gegevens van spamcontrole Gerechtvaardigd belang Maximaal dertig dagen in logbestanden, tenzij nodig voor een onderzoek naar misbruik Informeren van klanten over onze diensten Naam en e-mailadres Gerechtvaardigd belang (bestaande klanten); toestemming (overige) Tot je je afmeldt; afmelden kan in iedere e-mail Wij nemen geen besluiten die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking, zoals profilering, en die voor jou rechtsgevolgen hebben of je in aanmerkelijke mate treffen.
Onze website en diensten zijn niet bedoeld voor kinderen jonger dan 16 jaar. Wij verwerken niet bewust hun gegevens zonder toestemming van een ouder of voogd.
3. Chatassistent
Op onze website kun je vragen stellen aan een chatassistent die werkt met een taalmodel van OpenAI. Je berichten worden daarvoor naar OpenAI gestuurd. OpenAI gebruikt gegevens die via de API binnenkomen niet om zijn modellen te trainen.
Laat je in de chat je contactgegevens achter, dan ontvangen wij het gesprek per e-mail, zodat we contact met je kunnen opnemen.
Deel in de chat geen gevoelige gegevens, zoals medische gegevens of wachtwoorden.
4. Met wie wij gegevens delen
Wij verkopen je gegevens nooit. Wij delen gegevens alleen als dat nodig is voor de doelen hierboven, als de wet ons daartoe verplicht, of met jouw toestemming.
Wij werken met de volgende categorieën dienstverleners, met wie wij waar nodig een verwerkersovereenkomst hebben gesloten:
- hosting en infrastructuur: Vercel (hosting van de website) en Cloudflare (beveiliging, spamcontrole via Turnstile en bestandsopslag, zoals voor sollicitatiebestanden);
- e-mail en communicatie: Twilio SendGrid (verzenden van formulierberichten) en Microsoft 365 (e-mail en bestanden);
- chatassistent: OpenAI;
- statistieken en advertenties: Google (Google Tag Manager, Google Analytics en Google Ads), alleen met jouw toestemming;
- administratie, offertes en betalingen: ons CRM- en facturatiesysteem, en Mollie voor betalingen en de verificatie van machtigingen;
- onze accountant en, als dat nodig is, juridisch adviseurs.
5. Doorgifte buiten de Europese Unie
Een aantal van onze dienstverleners, zoals Google, Vercel, Cloudflare, Twilio SendGrid en OpenAI, is (ook) in de Verenigde Staten gevestigd. Wij zorgen ervoor dat doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte alleen plaatsvindt met een passende waarborg, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
6. Cookies
Wij gebruiken alleen cookies en vergelijkbare technieken voor statistieken en advertenties als je daarvoor toestemming geeft. Welke dat zijn en hoe je je keuze wijzigt, lees je in de cookieverklaring op myictsolutions.nl/voorwaarden/cookieverklaring.
7. Beveiliging
Wij nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking te voorkomen, waaronder tweefactorauthenticatie, versleutelde verbindingen, toegang op basis van noodzaak en het tijdig installeren van beveiligingsupdates.
Denk je dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of zijn er aanwijzingen van misbruik? Neem dan contact met ons op. Beveiligingsproblemen in onze systemen kun je ook melden via onze responsible disclosure-regeling.
8. Jouw rechten
Je hebt het recht om:
- je gegevens in te zien;
- onjuiste gegevens te laten corrigeren;
- je gegevens te laten verwijderen;
- de verwerking te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, en altijd tegen direct marketing;
- je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen of aan een andere partij te laten overdragen;
- een gegeven toestemming op ieder moment in te trekken, zonder dat dit gevolgen heeft voor de verwerking daarvoor.
Je kunt een verzoek sturen naar privacy@myictsolutions.nl. Wij reageren binnen een maand. Om misbruik te voorkomen, kunnen wij je vragen je te identificeren.
Heb je een klacht over hoe wij met je gegevens omgaan? Laat het ons weten, dan zoeken we samen naar een oplossing. Je hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
9. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen als onze dienstverlening of de wet verandert. De datum van de laatste wijziging staat bovenaan deze pagina.
Gerelateerde documenten
Vragen over dit document? Neem contact met ons op via info@myictsolutions.nl.